Nos acercamos a uno de los momentos más especiales del año para muchas personas: la Navidad. Parece que todos hemos ya asimilado que esta época festiva no será ni siquiera parecida a lo que pudiésemos haber vivido otros años. Y quienes no lo hayan asimilado, tal vez deberían empezar a planteárselo, pues no parece que las entidades gubernamentales estén dispuestas a levantar las restricciones activadas para intentar frenar la propagación del coronavirus.
Parece que fuese hace escasamente un par de días cuando se decretó el primer estado de alarma a mediados del pasado mes de marzo. Y es que el periodo comprendido entre aquel dichoso mes y las primeras semanas de verano, cuando comenzó la desescalada, parece haberse desvanecido. Para bien o para mal, muchos tenemos la sensación de que los acontecimientos acaecidos durante este año nos han precipitado a que, en un abrir y cerrar de ojos, nos encontremos a las puertas de las celebraciones navideñas.
Sin ánimo en seguir profundizando en lo relativo que puede ser el paso del tiempo dependiendo desde la perspectiva en la que nos encontremos, lo cierto es que han sido meses de lo más intensos para los profesionales de los recursos humanos. Y dichos profesionales se encuentran (nos encontramos) ante un nuevo escenario que, si bien igual de desafiante, es ya conocido: el cierre del año y la apertura del nuevo ejercicio.
Las empresas, con independencia de la situación que estén atravesando, deben tener en cuenta que volvemos a encontrarnos de cara con los tradicionales trámites a llevar a cabo durante los meses de diciembre y enero, y que, si bien éstos pueden variar dependiendo de la estructura retributiva de cada organización, es posible generalizar e identificar los siguientes:
- Paga extra de Navidad: muchas compañías estarán pagando a mediados del mes de diciembre la última gratificación extraordinaria del año natural.
- Elaboración de calendarios laborables/festivos para el próximo año: con los calendarios publicados en cada boletín oficial, es hora de mecanizar los mismos a los sistemas de nómina y a su correspondiente distribución en los centros de trabajo.
- Revisión de posibles actualizaciones de convenios colectivos y comprobación de tablas salariales.
- Incremento de bases de cotización mínimas / máximas y publicación de la correspondiente norma de cotización.
- Actualización de precios y productos de retribución flexible, para aquellas compañías que ofrecen a sus empleados la oportunidad de convertir parte de su salario en productos en especie con precios competitivos y beneficios fiscales.
- Resúmenes fiscales: no existe profesional de la nómina que no conozca los dígitos 190, 296 ó 345. Los modelos fiscales a presentar en la agencia tributaria es una gestión clave y muy importante de cara a la posición de la empresa como pagador y retenedor.
Tradicionalmente, la gestión a la cual los profesionales dedicamos más tiempo y conocimiento es a la relativa a la presentación de los modelos fiscales anuales. Si bien existen ciertas diferencias en relación a plazos, forma y cumplimentación de estos modelos dependiendo de la región en la que nos encontramos (esto es, diferenciación entre el territorio común y las provincias forales), como norma general podemos tener en cuenta que, con fecha límite hasta el 31 de enero de 2021, cada empresa deberá haber presentado ante la agencia tributaria el detalle de percepciones y retenciones aplicadas a sus empleados a lo largo del año fiscal.
Por supuesto, esto no es tan sencillo como emitir un modelo totalizado a través de un sistema informático. Las percepciones abonadas a los trabajadores han de registrarse diligentemente en cada una de las claves y subclaves dictadas por el organismo fiscal. Las retenciones constatadas para cada trabajador, por su parte, han de estar cuadradas con las autoliquidaciones fiscales presentadas mensual o trimestralmente a lo largo del año; la cantidad que cada organización declara haber retenido, ha de ser idéntica a la efectivamente ingresada a lo largo del periodo. Todo ello con el objetivo de que la agencia tributaria tenga en su poder los datos fiscales de cada empleado de cara a las campañas de renta que comenzarán previsiblemente a mediados del próximo año.
Resumido en dos párrafos, puede parecer una gestión fácil y sin mayor problema. Desde luego, contar con un software de nómina y recursos humanos con capacidad de extracción de datos, elaboración de cuadres y emisión de ficheros según los estándares establecidos por la administración es un componente prácticamente esencial. Esto aplica también, por supuesto, al registro de calendarios laborables, cálculos de pagas extras, gestión de planes de retribución flexible y parametrización de convenios colectivos.
Pero sea como sea, lo cierto es que este año los profesionales de la gestión de nómina no estamos esperando esta “bonita” época del año como en otras ocasiones. Para bien, o para mal.
Como comentábamos antes, desde el mes de marzo hemos estado inmersos en un aluvión de novedades normativas que muy amablemente nos han mantenido ocupados. Hemos asistido a, por lo menos, la publicación de tres normas con rango de ley claves (RD Ley 8/2020, 24/2020 y 30/2020) que nos han incluso tipificado nuevos tipos de expedientes de regulación de empleo (expedientes por fuerza mayor total, parcial, por impedimento, por nuevas restricciones, por dependencia de una cadena de valor de otra empresa…) y que, asombrosamente, han incluso elevado a dicho rango de ley cómo se han de presentar y construir los ficheros de comunicación al Servicio de Empleo para el cálculo de las prestaciones por desempleo. Todo esto cuando, al mismo tiempo, la Tesorería General de la Seguridad Social compartía con los autorizados RED la generosa cifra de 19 boletines de noticias RED (son más documentos que la suma de todos los publicados en los últimos dos años), dando la vuelta a la comunicación de situaciones de afiliación e inactividades de los empleados. Para esto último, podríamos dedicarle un artículo en exclusiva pues nunca pudimos imaginar que la transmisión de movimientos a afiliación podría tener algo siquiera que ver con el conocido juego de hundir la flota.
Habiendo vivido esta situación, poco es el temor con el que afrontamos ahora la bienvenida al próximo año y el cierre de este que estamos viviendo. Al contrario: ¿quién no está deseando dar la bienvenida al 2021 con la esperanza de que, con él, nos llegue la vuelta a la vieja normalidad?
