Seguro que manejas estimaciones, suposiciones bastante realistas extraídas del trabajo del día a día dentro del departamento de nómina y recursos humanos, pero, ¿sabes exactamente cuánto le vale a tu empresa hacer la nómina?, ¿te has parado a realizar un análisis de costes detallado de todos los factores directos e indirectos que intervienen en un proceso de gestión de nómina?
Según distintos especialistas, un estudio fiable de la gestión de nómina de una empresa puede reducir considerablemente problemas actuales y conducir, por ejemplo, a actualizaciones legales y de cumplimiento normativo disminuyendo el error humano en posteriores auditorías internas. Además, desarrollar una gestión de nómina con mínimos errores y con un sistema automatizado dará tiempo a muchos miembros del equipo de recursos humanos para realizar tareas con mayor valor añadido. Ten en cuenta que si la gestión de nómina no se está ejecutando bien, seguro que se producirán problemas a largo plazo, tanto financieros como de logística.
Resumiendo: un estudio planificado de la gestión de nómina realizado con éxito minimizará futuros problemas dando lugar a un proceso de gestión más simplificado y con un margen de error reducido.
Para llevar a cabo este estudio de la nómina, nuestro partner Payroll Services Alliance ha elaborado la ‘Guía para calcular el coste de gestión de nómina en la empresa’ con unas pautas a seguir con el fin de no dejarse atrás ningún aspecto relevante que aporte su parte de información para saber a ciencia cierta cuánto vale hacer la nómina en tu empresa. ¡Toma nota de estos seis pasos!
1.- Define bien tu objetivo: ¿Buscas una gestión de nómina para resolver problemas existentes, para afrontar nuevos retos que están por venir o para conseguir alinear valores/legislación locales y globales?
2.- Identifica a todas las partes implicadas importantes: ¿cómo seleccionar a los interlocutores clave y a los referentes en tu negocio? Para asegurar que los intereses de todas las partes son tenidos en consideración, debes contar con los diferentes miembros de tu equipo, incluyendo –sin limitar- altos directivos, mandos intermedios, departamento de recursos humanos y personal diverso de la organización. Todos ellos plantearán un conjunto de inquietudes que deben ser tenidas en cuenta.
3.- Construye tu proyecto de gestión de nómina: es importante decidir lo que necesita tu organización en lo que concierne a la gestión de nómina frente a lo que tiene actualmente. Por ejemplo, si tu empresa forma parte de una estructura multinacional, necesitará un proveedor que pueda prestar sus servicios para todos los países en los que está presente.
4.- Calcula el coste total de la propiedad (TCO): analiza cuánto cuesta tu actual proceso de gestión de nómina. La necesidad de modelos financieros detallados es cada vez más frecuente, en especial cuando un negocio está en fase de decisión de implementación de un nuevo sistema. Con el fin de darse cuenta de si es eficaz para desarrollar tus recursos adecuadamente, has de saber cuánto te cuesta el proceso de gestión de nómina. El coste total de propiedad comprende todos los costes, directos e indirectos, puntuales y recurrentes, relacionados con la implantación, mantenimiento, preparación y frecuencia del proceso de gestión de nómina.
5.- Prepara la ejecución del plan: Una vez determinado el coste total de propiedad, las personas implicadas y proveedores, será más fácil analizar el estudio y extraer conclusiones más exactas. Para construir un plan sólido tienes que determinar lo más específicamente posible cuánto podría ahorrar tu empresa al pasarse a un nuevo sistema de gestión de nómina. Por ejemplo, ¿cuánto podría ahorrar en papel? ¿Cuánto podría ahorrar en horas dedicadas por parte del equipo de recursos humanos si el nuevo sistema se basase en el mínimo de trabajo manual posible?
6.- Pon tu estudio completo a disposición de Dirección: No olvides enfatizar en los beneficios para toda la empresa de implementar un servicio de gestión de nómina adecuado, así como en que, al fin y al cabo, es una inversión con retorno para la organización.
Tienes a tu disposición la ‘Guía para calcular el coste de gestión de nómina en la empresa’ de la Payroll Service Alliance (inglés) para su descarga aquí
