La gestión de la nómina y la planificación. ¿Externalizamos?

La gestión de la nómina y la planificación. ¿Externalizamos?

La nómina es un proceso muy complejo. A simple vista y una vez pagada es fantástica. Empleados contentos y empresarios felices de cumplir con su obligación. ¿Pero realmente sabemos el trabajo que se esconde detrás de ella? ¿Sabemos todas las implicaciones que tiene? A mi parecer, es un proceso mensual que queda a la sombra. Y os explico el porqué.

La nómina no implica únicamente a la empresa y al trabajador, sino que implica a la Administración pública haciendo cumplir al empresario con su obligatoriedad de cotización en seguridad social y también en la obligatoriedad de retener el IRPF que le corresponde a cada empleado.

Además, en los últimos años ha habido cambios normativos mejorando las condiciones para los trabajadores con beneficios de cotización y tributación, hecho que implica una correcta parametrización de los conceptos de nómina para que coticen y tributen según la legislación. Ejemplos son la retribución flexible y en especie. Debemos añadir también, la aparición de la obligatoriedad de tener un registro de presencia.

Asimismo, en relación con la empresa recaen algunas cargas. La primera es que debe considerarse a la hora de confeccionar una nómina las mejoras que quieren aplicar las empresas, tanto en beneficios que quieran incluir como en las implicaciones normativas que éstos puedan tener. Y, en segundo lugar, la necesidad de confiar en quién te va a gestionar la nómina y saber que va a tener las capacidades para gestionarla según tus necesidades. Siendo más específicos, durante el tiempo de la pandemia, el Covid-19 hizo resurgir los queridos ERTE, que tantos quebraderos de cabeza ha dado y que en algunas ocasiones no se han gestionado debidamente. Y como este caso, infinidad de situaciones que se puedan dar el día a día de las empresas.

Todo esto compromete al empresario a lo siguiente: primeramente, a contar con un equipo de profesionales especializados y actualizados constantemente en normativa laboral, de seguridad social y de IRPF y que tengan control del sistema informático con el que programan el cálculo de nómina. En segundo lugar, a cumplirse los plazos establecidos. Las Administraciones públicas tienen unos plazos, que no permiten ampliaciones o modificaciones, por lo que implica la necesidad de tener una planificación mensual repetida para todos los meses. Y es que en la nómina debe contemplarse cuándo se van a recibir las variables de cada empleado, cuándo se va a calcular, cuándo se va a revisar y finalmente cuando se va a pagar. Durante el proceso, se realizará la presentación y pago de los seguros sociales y el pago de IRPF, ambos del mes anterior. Y finalmente, a conocer la capacidad y tener la confianza para gestionar el día a día con el equipo. ¿No os parece todo eso muy complejo?

Y es que la importancia de una correcta planificación recae en poder destinar tiempo a otras tareas para poder generar valor para la empresa. Por ello es importante que tanto trabajadores como empresas de externalización de nóminas tengan el compromiso y la responsabilidad que el proceso necesita.

Y, ¿qué pasa con las vacaciones? Como bien comenta mi compañero Manuel Jardón en otro post, para la nómina y los RRHH no hay vacaciones. Siempre debe haber un “guardián” para realizar las tareas diarias: altas y bajas de empleados, nóminas, e infinidad de tareas necesarias para una correcta gestión del departamento, y como empresa, a gestionar turnos de vacaciones cumpliendo con la planificación establecida.

Si sumamos estos factores: la gestión del equipo interno, la formación continua de éste y la planificación mensual del departamento, junto a otros factores adicionales que las empresas puedan considerar como la necesidad de confiar y la aptitud ante el proceso, nos encontramos ante la siguiente tesitura: ¿queremos personal que controle todos los movimientos administrativos? ¿queremos personal implicado en el departamento y que aporte valor? En este último caso se puede optar por externalizar la nómina y destinar nuestro factor humano únicamente a la aprobación de la nómina por lo que dejaría libre gran parte de la jornada a realizar otras tareas de gestión que aporten valor añadido a la empresa.

¿Cuál es tu caso? ¿Cómo has vivido el proceso de nóminas, la planificación interna o el cambio a externalizarla con un especialista?