La hipotética empresa de la que vamos a hablar, en sus comienzos se constituye prácticamente con el fundador. Pero le van bien las cosas y tiene un crecimiento bastante importante. En su origen, el fundador hace lo que realmente sabe hacer y todo lo demás busca quien se lo haga.
Poco a poco va creciendo y va dotando de nuevos recursos a la organización. La estructura va creciendo con un área contable, un departamento de mantenimiento, otro de marketing, un departamento de RRHH etc… Llega el momento de plantearse nuevas cosas, romper con lo establecido y cree que la mejor idea es volver a los inicios, a hacer lo que sabe hacer y buscar quien le haga todo lo demás.
A nuestro protagonista se le ocurre la mágica palabra de la “externalización”. Está convencido de que si quiere dar un nuevo paso para ser más competitivo debe invertir sus recursos más importantes en labores que le aporten valor añadido y sacar fuera todo lo demás.
En este viaje tan disruptor contacta con empresas de facilities para todo aquello relacionado con la limpieza o servicios auxiliares, externaliza accesos, el mantenimiento de su propia maquinaria, utiliza el renting para sus vehículos, contacta con consultoras externas que le llevan las cuentas, y en su viaje por el universo outsourcing, se plantea cosas mucho más sensibles que duda de su viabilidad, como es la externalización de la nómina, por el hecho de que ve peligroso compartir información delicada de su organización, como son los datos personales de sus empleados o también la pérdida de poder de su departamento informático sobre herramientas que contienen dicha información y las posibles susceptibilidades que pueda generar, o la posibilidad de prescindir de personal de los departamentos implicados … etc
Pero decide indagar en este proceso y se sumerge en google para experimentar un primer contacto con este mundo llamado el outsourcing de la nómina.
Nada menos que alrededor de 442.000 resultados de búsqueda vinculados con este concepto, de los cuales hay un número muy elevado refiriéndose a empresas que ofertan este servicio. Cuando empieza a contactar con ellas preguntando cuanto le costaría “externalizar la nómina” las respuestas son muy diversas.
Unos directamente le pasan un precio por empleado y mes, otros le preguntan cosas sobre su organización que no conoce y tendría que invertir algo de tiempo para conocerla, otros quieren sentarse con él para hacer un breve análisis de su empresa y proponer un presupuesto, los hay hasta que necesitan conocer su empresa, realizar una presentación del modelo de externalización idóneo para él y posteriormente presentar una solución. En este sentido, nuestro amigo se da cuenta de que la nómina es algo mucho más complejo que dar un botón, y que el proveedor que debe de elegir tiene que ser alguien que le aporte una solución fiable, con herramientas robustas y capacidad de poder crecer ayudándole en sus necesidades presentes y futuras.
El proceso de externalizar una nómina puede llegar a ser muy complejo y tras tomar la decisión hay que analizar muy cuidadosamente las opciones que hay en el mercado y, por supuesto, saber que se quiere conseguir con dicha externalización.
Desde las pequeñas gestorías que asumen nóminas de clientes de poca complejidad y volumen y sin demasiadas demandas de información, o grandes gestorías que pueden asumir clientes de más volumen pero la oferta de servicios no difiere mucho de sus hermanas las pequeñas, pasando por organizaciones que históricamente se han dedicado a la venta de licencias de software pero que por circunstancias del mercado deciden cambiar su estrategia y procesar nóminas con sus propias herramientas, hasta empresas que históricamente han dado soluciones en el ámbito del outsourcing de RRHH y que son capaces de asumir pequeños y grandes proyectos sencillos o complejos, con requerimientos muy específicos.
Dentro de las Mil y una empresas dedicadas a la externalización de la nómina y los RRHH, estas últimas empresas utilizan herramientas propias que les capacitan para evolucionar sin dependencia de terceros con procesos de trabajo estandarizados y certificados necesarios para ser los socios idóneos a la hora de confiar estos procesos tan críticos como son los laborales en un colaborador ajeno, ya que tenemos que tener en cuenta que la externalización de una nómina no consiste en tener un programa de cálculo y procesar nóminas, es necesario tener herramientas de evaluación del servicio que se presta, equipos de soporte suficientes y bien formados y estructurados, las certificaciones necesarias que den garantías de éxito, y sobre todo una experiencia de muchos años.
El protagonista de nuestra historia, sin duda, se quedaría con la opción que ofreciese servicios profesionales desde la consultoría, hasta el desarrollo e integración de soluciones de gestión, recursos humanos, etc., consiguiendo la integración de todos sus recursos y un trato personalizado a lo largo de todo el proyecto, lo que contribuiría decisivamente a incrementar su rentabilidad y su valor para el cliente.
Nosotros tenemos claro qué empresa elegiríamos para externalizar nuestra nómina. ¿Y tú?
