Dentro de la gestión de recursos humanos, las compañías con centros de trabajo y proyectos en varios países están familiarizadas con el manejo de los términos de empleados expatriados e impatriados.
Aunque a menudo mencionados de forma indiscriminada, éstos suponen casos distintos que requieren de acciones diferentes a la hora de enfocar las diferentes acciones que deben desencadenarse en la elaboración de las nóminas y reporting.
Desde el punto de vista de una empresa radicada en España, un empleado impatriado es aquel que proviene de un tercer país y que pasa a incorporarse y prestar servicios bajo el techo del centro español. Por el contrario, y tomando la misma perspectiva, el expatriado será aquel otro que se traslade desde la empresa radicada en España a otra sucursal o entidad en el extranjero.
No hablamos aquí de desplazamientos de corta duración, sino que se tratan de supuestos en los que los trabajadores pasarán una importante franja de tiempo en sus países de destino y, por lo tanto, podrán ser de aplicación las normas fiscales, laborales y de seguridad social vigentes en aquél.
Vamos a utilizar este último caso (los expatriados) para explicar en qué consiste una nómina espejo.
¿Qué es, por tanto, una nómina espejo?
El objetivo de una nómina espejo es el reflejar, a través de un recibo calculado en el país de origen, cierta información que sigue siendo necesaria reportar en dicho país bien por motivos legales, o por cuestiones de imputación de costes o gestión global de recursos humanos.
Desde el punto de vista de la nómina española, el caso más característico es el mantenimiento de las contribuciones de seguridad social en este país. Aunque el trabajador esté residiendo y prestando servicios en otra nación, las cotizaciones pueden mantenerse en la seguridad social española hasta un máximo de cinco años. Esto, no obstante, no se trata de un proceso automático, sino que debe ser iniciado el procedimiento correspondiente con la Tesorería General de Seguridad Social de forma previa al inicio del desplazamiento.
Así pues, y aunque el empleado esté percibiendo su retribución salarial desde el país de destino, la empresa española realizará un recibo espejo de éste para poder calcular las cotizaciones de seguridad social correspondientes, las cuales serán ingresadas en España.
Por su parte, las retenciones fiscales serán calculadas y aplicadas en el recibo salarial del país de destino.
¿Qué sucede si no existe recibo salarial en el país de destino?
Aunque se trata de un escenario posible y con una ejecución relativamente similar, en este supuesto ya no estaríamos hablando de reflejar un recibo, pues éste no existe.
La empresa española puede calcular un recibo salarial a través de su aplicación y sistema de reporting local. El mantenimiento de la cotización de seguridad social no cambiaría con respecto al supuesto comentado anteriormente, pero sí se añadiría un nuevo componente: la retención fiscal.
Independientemente del país desde el cual se gestiona la nómina o el pago, la agencia fiscal de destino querrá aplicar las normas correspondientes al trabajador desplazado. De este modo, la figura que puede utilizar la entidad responsable del cálculo del recibo es la de la deducción de un impuesto hipotético: es decir, teniendo en cuenta la retribución y condiciones del empleado, y aplicando las regulaciones de destino, se descontará una cantidad mensual en la nómina a fin de que, cuando deba regularizarse la situación con la hacienda correspondiente, el empleado no tenga que desenvolver la cantidad a pagar en su totalidad.
El líquido resultante tras la práctica de estas deducciones se abonará al empleado (al contrario de lo sucedido en las nóminas espejo, cuyo objetivo no es el calcular el neto a pagar al empleado, sino el practicar las retenciones que continúen siendo de obligación a pesar del traslado).
Aunque éstas son las prácticas habituales, cada empresa puede aplicar una u otra fórmula dependiendo de las necesidades de reporte y contabilización internas, así como de las regulaciones que resulten de aplicación en cada momento.
