Los términos de salario, nómina y seguridad social, entre otros, están presentes en el día a día de nuestra sociedad, así como en muy diversos foros, sean o no específicos de la materia. Lo cierto es que no se tratan de temas menores, pues en mayor o menor medida todos organizamos nuestra vida en torno a unos ingresos, y, más tarde o más temprano, todos comenzaremos a calcular cuál será mi futura pensión cuando llegue la hora de retirarse.
Esto convierte a todo lo que rodea al mundo de la nómina en un debate o conversación coloquial, sobre la que todos opinan sin ser necesariamente expertos en la materia. ¿Es esto algo negativo? Pues no necesariamente, ya que no deja de ser una muestra de la importancia que este tema tiene en nuestra vida.
Ahora bien, ¿quiere esto decir que es ésta una materia de fácil desempeño?, ¿cualquiera puede gestionar un proceso de nómina con éxito? En absoluto. Un profesional especializado en nómina y seguridad social requiere de amplios y diversos conocimientos tanto sobre materia fiscal como laboral, de seguridad social y procesal. Y es que una de las características principales sobre el cálculo de nómina y preparación de recibos de salarios es precisamente el siguiente: se trata de un proceso estrictamente normativo.
La elaboración de un recibo de salarios, mediante el cual se reflejan unos devengos y unas deducciones, lleva tras de sí un complejo proceso en el que, por lo menos, han de realizarse los siguientes pasos:
1º Determinación del salario bruto del empleado: tanto nuestra Constitución (artículo 37) así como el Estatuto de los Trabajadores (artículo 4.1.c)) proclaman como básico el derecho a la negociación colectiva. ¿En qué se traduce esto? ¡En los convenios colectivos!
Tanto los representantes de los trabajadores como de los empresarios tienen el derecho a pactar cuáles serán las reglas de juego de la relación laboral, respetando siempre los mínimos establecidos por las leyes. Esto da lugar a convenios por sectores, provincias, empresas, centros…
Una organización que cuente con centros de trabajo en distintas provincias puede ser objeto de aplicación de convenios distintos. ¿Qué quiere decir esto? Que los recibos de dos empleados que pertenezcan a centros distintos pueden ser radicalmente diferentes de uno a otro.
¿Qué necesita una empresa, por lo tanto? Un equipo profesional, capaz de interpretar la norma de aplicación en cada ámbito que sepa determinar cómo afecta la misma al proceso de nómina y que, además, posea el conocimiento necesario para volcar dicho conocimiento en una base de datos y un software de gestión de nómina. ¿¡O es que vamos a calcular los recibos con papel y boli!?
2º Deducciones: bien, ya tenemos qué importe bruto devenga nuestro empleado. Ahora debemos determinar qué cantidades han de ser deducidas para su posterior ingreso en las dos administraciones públicas “favoritas” de cualquier profesional de la nómina: la Agencia Tributaria y la Tesorería General de la Seguridad Social.
Las cotizaciones a la seguridad social, las cuales corren a cargo de tanto el empleado como la empresa, se calculan mediante la aplicación de un porcentaje a una base previamente calculada en función del salario del empleado. Las normas de cotización son actualizadas anualmente, y poseen además excepciones que deben tomarse en cuenta según el colectivo del empleado: becarios, personal de alta dirección, jubilados parciales, entre otros.
Todo este proceso se realiza de forma telemática, a través del sistema RED (Remisión Electrónica de Documentos) y Siltr@ (Sistema de Liquidación Directa). De la misma forma, la administración de la seguridad social publica asiduamente los denominados Boletines RED, mediante los que se dan a conocer importes cuestiones referentes al uso diario de las herramientas de comunicación con dicha administración. En el año 2019 se llegaron a publicar un total de 6 boletines.
De la misma forma, la empresa también es responsable de la correcta aplicación del impuesto sobre la renta de las personas físicas sobre las percepciones de sus empleados. La fiscalidad es uno de los puntos más importantes dentro de un proceso de nómina; conocer a la perfección tanto la ley como el reglamento del impuesto es fundamental, pues una incorrecta observancia de los mismos lleva acarreadas dos fatales consecuencias: por un lado, la posibilidad de sufrir una sanción en la medida en la que, como decíamos, es la empresa la responsable de practicar correctamente las retenciones, y, por otro lado, el perjuicio ocasionado al trabajador, el cual puede volverse especialmente sensible a la hora de presentar la declaración de la renta.
Y por supuesto, ni podemos ni debemos olvidarnos que la política fiscal no es la misma en todo el territorio. Las regiones forales de Vizcaya, Guipúzcoa, Álava y Navarra gozan de normativa propia en materia fiscal. Las tablas de retención no son idénticas para un empleado que presta sus servicios en Madrid con respecto a otro que trabaja en Pamplona. Los conceptos que para unos pueden estar exentos de tributación, para otros pueden estar sujetos. Nuevamente, se necesita tanto un profesional experto en la materia como un programa informático capaz de procesar toda esta información y de determinar correctamente el alcance y límite de todas estas cuestiones.
Una vez hayamos calculado el devengo bruto y las deducciones podremos saber cuál es el líquido a pagar a nuestros empleados.
¿Podemos tener más casuísticas?, ¿más puntos que debamos tener en cuenta? Infinidad de ellos: retenciones judiciales, anticipos, prorrateo de pagas extras, conceptos en especie, aportaciones a planes de pensiones, retribución flexible, impuesto hipotético, costes de seguridad social para la empresa, apuntes contables… y un largo etcétera que no hace más que enriquecer, a la vez que aumentar la complejidad, de todo lo relacionado con el cálculo de la nómina.
