Cada vez que en algún especial o tribuna de opinión se habla de nuevas tendencias alrededor de la gestión de nómina aparece el outsourcing como una de las posibles opciones hacia la que dirigirse. Para los que, como nosotros, hemos sido pioneros en ofrecer este tipo de servicio, acabamos de cumplir 49 años en el mercado y 49 años como proveedor de servicios de nómina, hablar de outsourcing no es hablar de algo rabiosamente nuevo, es hablar de la evolución natural e inevitable de unos contenidos y una forma de hacer las cosas que necesariamente tiene que adaptarse en el tiempo.
Y es esta conjunción de experiencia e innovación la que nos ha permitido llegar hasta aquí y poder ofrecer un servicio donde confluyen conocimiento profesional y evolución tecnológica. Nuestro sólido equipo de soporte, sólido desde su base formativa hasta su desempeño diario en la atención a clientes, cuenta con el respaldo de los equipos de consultoría y desarrollo que nos permiten ofrecer un servicio global y con altos niveles de calidad.
El equipo de consultoría aporta la tarea fundamental en el inicio de proyecto y nos conecta con las necesidades, las básicas y con las nuevas, de nuestros clientes, que podemos afrontar contando con la intervención de nuestro equipo de desarrollo que amolda la plataforma con la precisión y agilidad que la situación requiere.
Esta dinámica de trabajo que se retroalimenta continuamente con peticiones internas y externas nos ha hecho evolucionar y pasar de ser un proveedor centrado solo en la parte de administración a ser un proveedor de servicios mucho más globales.
Así, empezamos enriqueciendo nuestro servicio dotándolo de utilidades alrededor de la gestión de RRHH; cuando desde esta función se plantea conseguir un mayor acercamiento al empleado ponemos en marcha el portal que cuenta con utilidades para que este interaccione de forma dinámica con el dpto. de RRHH y se reduzcan las tareas administrativas dentro de este grupo funcional; cuando, desde puestos gerenciales, se demanda información en línea y esquematizada desarrollamos un Cuadro de Mando para RRHH y así hasta…¡hasta donde el mercado lo requiera!. Cambio y adaptación son dos elementos que siempre hemos tenido en cuenta desde que allá por el año 1969 empezamos en esta actividad y que hemos mantenido desde entonces dentro de nuestro servicio de outsourcing.
Por eso, por nuestros años de experiencia acumulados en el tema, me resisto a pensar en el outsourcing como una nueva moda, si creo que el outsourcing está llegando a un nivel de madurez en el que tiene que consolidarse como una opción a tener siempre en cuenta cuando una compañía aborda cambios en su sistema de gestión de nóminas; en estos momentos confluyen situaciones coyunturales que pueden ayudar al despegue de este tipo de servicios:
- Por un lado esta crisis ha instaurado en todas las organizaciones el mantra de la flexibilidad, olvidémonos de rígidas estructuras que nos ahogan cuando la actividad decae, olvidémonos de costes que se corresponden siempre con el nivel de nuestra mayor carga de producción independientemente de lo magra que puede ser nuestra cartera de pedidos, olvidémonos de integrar en la estructura empresarial actividades que nada tienen que ver y nada aportan al negocio clave de la compañía ; hay que buscar en el exterior organizaciones eficientes que puedan ofrecernos los servicios requeridos con los más altos estándares de calidad. Se trata de buscar especialistas en la materia, y además a unos precios altamente competitivos consecuencia de economías de escala por el alto volumen de nóminas tratadas.
- Por otro lado la tecnología ha permitido que los usuarios casi ni se planteen dónde están los datos con los que trabajan y desde donde lo pueden hacer, las comunicaciones mejoran de forma imparable y a un ritmo trepidante lo cual permite dar respuesta a cualquier petición independientemente de donde se sitúe el origen de la misma. La confianza de los usuarios sobre la seguridad de sus datos también ha ido en aumento y esto ha contribuido a que “sacar los datos” de la compañía ya no sea una cuestión que genere recelos, la mejora en los sistemas de protección es también una realidad incuestionable.
Nosotros trabajamos para que nuestra oferta, más allá de modas y denominaciones novedosas, se adapte a lo que las empresas demandan y lo hacemos persiguiendo además una reversibilidad de todo punto necesaria para que nuestros usuarios no se consideren rehenes de una decisión y puedan optar a cambiar de modalidad de servicio de forma no traumática.
Mirando al futuro más inmediato,… cualquiera se atreve a ir más allá…, y teniendo en cuenta que todos , proveedores y clientes, salimos de este negro período económico titubeantes a la hora de plantearnos proyectos rompedores que afecten al débil equilibrio que parece empezamos a recuperar, no creo que la balanza se incline drásticamente por un tipo de servicio u otro.
Es fácil pensar que las empresas tratarán de minimizar inversiones iniciales y no atarse a largos períodos de amortización de la infraestructura necesaria para mantener un sistema de RRHH en el esquema tradicional de compra de licencias; además los costes ocultos derivados de este planteamiento hacen más difícil calcular el alcance total del proyecto y por tanto cualquier tasa de retorno. Sin embargo, son muchas las empresas que tras los ajustes impuestos en el período han vuelto a gestionar internamente sus sistemas de RRHH pues el adelgazamiento de sus estructuras ha vaciado de contenido ciertos perfiles y de datos sus servidores como para que ahora se planteen la necesidad de volver a esquemas clásicos hasta que de nuevo su actividad permita recuperar niveles que en otro momento las empujaron a externalizar servicios.
En el otro extremo tenemos a aquellas empresas que después del proceso de ajuste sufrido optan por prescindir de recursos, materiales y/o humanos, que no aportan valor añadido al proceso de negocio fundamental de la organización y persiguen a través de la externalización, en el grado que sea, una mayor efectividad y flexibilidad en los costes y todo ello dentro de un proceso que les ha de permitir controlar directamente la información que generan.
- Considerar que la externalización puede servir para cualquier empresa, cualquiera que sea su situación es un error, no se puede obviar el análisis de la situación actual de una compañía ya que la confluencia de un proyecto de reestructuración interna con uno de externalización suele llevar al fracaso al tener que abordar un trabajo sustentado en unas bases inestables, eso por no hablar de las tensiones internas que a veces genera una decisión que no es compartida por todos los actores y que inciden negativamente en el desarrollo del proyecto.
- Considerar que sólo debe analizarse la vertiente económica es un error, no se puede considerar sólo el factor económico y sobre todo no se debe considerar en el corto plazo puesto que los proyectos de externalización son proyectos de largo recorrido y es al principio cuando se produce la mayor inversión y tal vez el mayor gap entre las expectativas y los resultados obtenidos. La decisión de externalizar tiene que quedar encuadrada dentro de una estrategia global de la compañía y no puede ser un fin en sí misma, sino un medio para alcanzar objetivos generales de área y/o de compañía.
- Considerar que la empresa externalizada tiene que desligarse completamente de los procesos de nómina también es un error, es necesario articular procedimientos que permitan que la empresa, en este terreno, no quede en manos de un tercero sino que ese tercero debe liberarle de las tareas más tediosas y de menor valor añadido y revertirle toda la información que precise para que no se produzcan vacíos a la hora de abordar un decisión. La empresa tiene que seguir sintiéndose dueña de esta parcela.
Ciertamente la situación actual no invita a apostar por un crecimiento de este o aquel servicio frente al otro, sin embargo la tendencia, o la realidad incluso, en los mercados más maduros que siempre tomamos como referencia, apoya la idea de que la externalización tendrá que ir cobrando fuerza y llegar a esos crecimientos de dos dígitos de los que siempre hablan los informes sobre el outsourcing. Conseguir esto dependerá de que las empresas proveedoras consigamos ser una prolongación del departamento de RRHH de nuestros clientes, implicarnos en sus problemas y formar parte de sus soluciones.
Conseguir la confianza del mercado, basada en resultados, será fundamental para que el outsourcing se expanda, más que hablar de vientos de cambio pensamos en vientos que soplan más fuerte en una dirección que, algunos, ya tomamos hace tiempo.
