Que somos unos defensores de los servicios de outsourcing de gestión de nómina y recursos humanos lo hemos manifestado en diferentes ocasiones en nuestro blog, como por ejemplo en este post o en este otro. Pero si ya veíamos ventajas antes del contexto actual de crisis sanitaria por COVID19, ahora se han multiplicado.
Cuando se plantea la posibilidad de pasarse a una modalidad outsourcing– y más si se decide hacer el cambio en pleno estado de alarma por crisis sanitaria COVID19- el primer paso consiste en localizar un proveedor profesional y de confianza ¿Por qué? Porque vas a dejar en sus manos una de las cuestiones más importantes para una empresa: el cobro correcto de la nómina en tiempo y forma, atendiendo, por un lado, a las casuísticas de cada empleado en tiempo real, y, por otro, a la normativa legal vigente en cada preciso instante.
Entonces…
¿Qué debemos pedir a nuestro proveedor?
-Flexibilidad. Imprescindible. Exige una flexibilidad operacional que garantice tu crecimiento empresarial y amortigüe épocas de cambio como fusiones, cierres, etc o, claro está, un contexto de crisis sanitaria como la actual.
–Transparencia. No hay otra forma de establecer una relación de confianza, y menos si nos vemos obligados a tomar decisiones de un día para otro, como puede ser el caso. La transparencia fomenta una disminución del coste total de propiedad al definir una mayor transparencia en los costes cuando afloran costes ocultos.
–Capacidad. El software debe permitir acceso en tiempo real a capacidades y recursos especializados, tanto tecnológicos como de negocio, para poder llevar el control de todas las actividades.
–Legalidad. El equipo que gestiona la externalización de nómina ha de mantenerse actualizado con los cambios laborales legislativos pues repercuten directamente en el desempeño de sus tareas. Además, la herramienta de gestión de nómina debe permitir adaptar esos cambios fácilmente. Ejemplo de ello es lo que está sucediendo ahora mismo con el tema de ERTES y despidos causados por la pandemia de COVID19.
En definitiva, basa tu elección en un servicio que garantice un compromiso de resultados y que ofrezca:
› Asesoramiento para elegir el modelo que más se adecúe a las necesidades concretas de la organización.
› Acompañamiento en la implementación del servicio
› Ayuda para la mejora de procesos
Una vez seleccionado un proveedor de gestión de nómina y recursos humanos que reúna esos requisitos resulta muy sencillo apreciar cuáles son las ventajas de externalizar este servicio en tiempos de pandemia
Ventajas de contar con un servicio de outsourcing de nómina durante una pandemia
1º Gana eficiencia. ¿De verdad que en plena crisis sanitaria, con la mayor parte de tu plantilla teletrabajando o planificando complejos procesos de prevención de riesgos laborales e incorporaciones a la empresa, no tienes nada mejor en lo que emplear tu jornada que en calcular nóminas? ¡Dedica tu tiempo a lo que realmente aporta valor a tu departamento! Ahora más que nunca, el foco está en la salud de tus trabajadores, así que, seguramente, los esfuerzos de gestión de personas se concentrarán en este punto. Si externalizas la nómina tendrás más disponibilidad para la reasignación de recursos dedicadas a esta o a otras cuestiones relevantes.
2º Sigue manteniendo el control. Dejar de preocuparse no significa perderlo. El hecho de que no lo hagas tú en este caso no significa que no puedas ver la información en tiempo real y tomar las decisiones requeridas en cada momento. El servicio de outsourcing de nómina permite acceder a un cuadro de mandos con total autonomía para la planificación y ejecución de modificaciones.
3º Ahorra. Haz cálculos. Destina cada recurso a aquello que aporte mayor productividad a tu departamento. Hacer nómina no deja de ser un proceso con un mayor o menor grado de automatización que puedes delegar perfectamente a terceros, siempre que sean expertos en lo que hacen, claro, y puedan asumir tareas aunque el contexto no sea el más estable, como ocurre en la actualidad. Solo la experiencia y una trayectoria consolidada pueden garantizar este punto.
4º Protege tus datos. Un servicio de outsourcing de nómina tiene que cumplir obligatoriamente con los protocolos de ciberseguridad más exigentes y actualizados del mercado. ¿Es tu empresa realmente cibersegura? Tú crees que sí porque tienes un cortafuegos y un antivirus, pero la respuesta casi siempre es no. Solo una empresa con un personal especializado en plantilla dedicado a la ciberseguridad puede garantizar una protección real frente a ciberataques.
5º Aprovecha la tecnología puntera. Sabemos que la tecnología avanza a pasos agigantados. Muchas veces una empresa no centra sus objetivos en una actualización tecnológica permanente, sino que lo pasa a un segundo plano mientras ‘no haga realmente falta cambiar’. Sin embargo, un servicio de externalización de nómina efectivo siempre ofrecerá la mejor versión tecnológica de su software y más, si es como nuestro caso, de desarrollo propio y con un equipo dedicado a él.
