Verano, la estación preferida por casi todos para disfrutar el período de vacaciones más largo del año. Es decir, tres meses en los que decenas, centenas o, incluso, miles de profesionales se ausentan de su puesto de trabajo para desconectar. ¿Cómo hace un responsable de recursos humanos para distribuir esos 90 días entre el personal de una organización y que el caos no se apodere de la empresa?
Sin duda, la única forma de conseguir coordinar las vacaciones entre personal y departamentos es contando con la herramienta adecuada. Está claro que la propia actividad de una empresa puede determinar una coherencia más o menos sencilla que dicte los períodos vacacionales. Así, por ejemplo, una fábrica que se dedica a la automoción y sus componentes habitualmente establece un calendario de vacaciones común para todos los empleados y decide parar durante un mes la producción; sin embargo una agencia de viajes no va a cerrar sus puertas una época en cuyo volumen de trabajo se desborda.
Por lo general, los departamentos de RRHH potentes se organizan con herramientas de gestión de nómina y recursos humanos que incluyen un Portal de Empleado con un módulo específico de vacaciones para que los propios trabajadores auto gestionen este tema. El funcionamiento suele ser bastante intuitivo: se muestra un calendario y un contador que recoge los días pendientes y los días disfrutados de cada ejercicio. El usuario accede con sus credenciales y selecciona el período que desea disfrutar y el motivo de la ausencia. A continuación, el supervisor correspondiente recibe una alerta vía email en la que se explica qué empleado desea solicitar sus vacaciones y durante qué días. El supervisor puede aceptar o rechazar la solicitud y, a su vez, el trabajador recibe un email con la aceptación rechazo de su alerta.
En definitiva, un proceso que antes podía durar días, se dejaría cerrado en cuestión de minutos, con el consecuente ahorro de tiempo, invertible en otras actividades, y dinero. ¡Lejos quedan las hojas Excel cubiertas a mano en papel y pasando de superior a superior hasta llegar a la supervisión requerida!
La situación a simple vista parece relativamente fácil si imaginamos una oficina en la que la mayor parte del personal trabaja de 9.00 a 14.00 y de 16.00 a 19.00h… Pero ¿qué pasa con empresas cuya actividad obliga a establecer jornadas 24h basadas en turnos, empresas en las que difícilmente es posible establecer quién está a qué hora en qué puesto? Pues más de lo mismo: con la herramienta adecuada el proceso de solicitud de vacaciones sigue siendo igual de ágil, basándose en cuadrantes y calendarios prefijados en el software. Ningún dato queda fuera de la gestión porque toda la información se alimenta de un mismo origen.
¿Y tú, cómo gestionas las vacaciones en tu empresa? Si lo piensas, es un tema al que no deberías dedicar más recursos (tiempo, personal, presupuesto…) de los estrictamente necesarios. Eso sí, siempre siendo conscientes de la importancia que tienen las vacaciones para la vida de un empleado y, por qué no, de tu propia vida.
Solicitud de vacaciones: conviértelo en un proceso ágil con un sistema de autorizaciones automatizadas. Solo elige la herramienta que mejor se adapte a tus necesidades como responsable del departamento de recursos humanos… y disfruta tú también de unas merecidas vacaciones!
